Filo takip sistemi seçimi, çoğu firmada birkaç teklif alıp en uygun aylık fiyatı işaretlemekle bitmektedir. Altı ay sonra ise tablo şu şekildedir: Araçlar haritada görünüyor, fakat kimse o veriyle bir karar alamıyor. Konum bilgisi tek başına operasyonu yönetemiyor.
Doğru sistem, aracın nerede olduğunu göstermez. Hangi sefere ait olduğunu, plandan ne kadar saptığını ve bu sapmanın kaça mal olduğunu ispatlar. Bu yazıda seçim sürecinde bakmanız gereken kriterleri anlattık. Demo görüşmelerinde sormanız gereken soruları listeledik.
Önce Şu Üç Soruyu Cevaplayın
Ürün karşılaştırmasına başlamadan önce ihtiyacınızı netleştirmeniz gerekir:
- Amacınız nedir? Yakıt kaçağını durdurmak mı? Teslimat sürelerini iyileştirmek, müşteriye ETA bilgisi vermek ve hakediş hesabını doğrulamak mı? Tüm bunlar farklı yetkinlikler gerektirmektedir.
- Filonuz nasıl bir filo? Uzun mesafe FTL taşımayla şehir içi çok duraklı dağıtım aynı sistemle yönetilmiyor. FTL ve parsiyel taşımacılık farklarını bu ayrımı yapmadan değerlenmenizi sonlandırmayın.
- Veriyi kim kullanacak? Yalnıca filo sorumlusu mu kullanacak? Yoksa muhasebe, satış ve müşteri hizmetleri de veriyi kullanacak mı? Cevap “birden fazla departman” ise ihtiyacınız basit bir takip yazılımı olmaz.
Filo Takip Sistemi Seçiminde 8 Değerlendirme Kriteri
1. Veri doğruluğu ve güncelleme sıklığı
30 saniyede bir konum gönderen sistemle 5 dakikada bir gönderen sistem, aynı fiyata satılabilir. Şehir içi dağıtımda bu fark, durak doğrulamasını anlamsızdır. Sinyal kaybı durumunda verinin cihazda tutulup sonradan iletilip iletilmediğini sormalısınız.
2. Sefer ve iş emri bağlantısı
Klasik araç takip sistemleri konum göstermektedir. İhtiyacınız olan, konumun bir sefer kaydına bağlanmasıdır. Araç takip ve sefer yönetiminin tek ekranda birleşmesi, “araç nerede” sorusunu “bu teslimat gecikecek mi” sorusuna çevirir.
3. ERP ve TMS entegrasyonu
Filo verisi, muhasebe ve operasyon verisiyle buluşmadığında maliyet hesabına alınmaz. Sistemin ERP entegrasyonu ve bir nakliye yönetim sistemiyle çift yönlü veri alışverişi yapıp yapamadığını API dokümantasyonuyla doğrulayın.
4. Rota planlama yeteneği
Takip, olan biteni göstermektedir. Planlama ise maliyeti baştan düşürmektedir. Sistemin sadece rota izleme mi yoksa rota optimizasyonu da mı yaptığını inceleyin. Araç kapasitesi, zaman penceresi ve durak önceliği dikkate alınmadan çizilen rota, haritadır. Optimizasyon değildir.
5. Mevzuat uyumu
Yurt içi karayolu taşımacılığında UETDS bildirimlerinin otomatik gönderilmesi, manuel yükten ve idari para cezası riskinden korur. Aynı zamanda konum ve sürücü verisi kişisel veri kapsamında olur. Tedarikçinin KVKK uyumu ve veri saklama süresi politikasını yazılı olarak istemelisiniz.
6. Raporlama ve karar desteği
Ekranda 40 farklı rapor olması, doğru raporun olduğu anlamını taşımamaktadır. Araç bazlı yakıt tüketimi, boş km oranı, durak başına ortalama bekleme süresi ve zamanında teslimat oranı önemlidir. Lojistik veri analitiği tarafında sistemin ham veriyi dışa aktarabilmesi çok kritiktir.
7. Saha kullanılabilirliği
Sürücü kullanmıyorsa sistem çalışmıyordur. Mobil uygulamanın çevrimdışı çalışıp çalışmadığını, e-imzalı teslim alma (POD) desteğini öğrenin. Eğitim süresinin ne kadar olduğunu sormalısınız.
8. Toplam sahip olma maliyeti
Aylık araç başı ücret buzdağının görünen kısmını oluşturuyor. Donanım bedeli, montaj, SIM/veri ücreti, entegrasyon geliştirme, kullanıcı lisansı, sözleşme süresi dahil 36 aylık toplam maliyeti hesaplamalısınız.
Demo Görüşmesinde Sorulacak 6 Soru
- Bizimkine benzer ölçekte kaç referansınız var, görüşmemiz mümkün mü?
- Verim sizde mi duruyor, sözleşme biterse dışa aktarabiliyor muyum?
- Entegrasyon ek ücrete sahip mi, ne kadar süre içinde devreye alınıyor?
- Destek SLA’nız nedir, arıza durumunda müdahale süresi kaç saat oluyor?
- Yeni araç eklediğimde maliyet ne şekilde değişiyor?
- Sistem sefer bazlı maliyet ve hakediş hesaplayabilecek kapasitede mi?
Son soruya alacağınız cevap, ayrımı net biçimde oluşturur. Çoğu filo takip yazılımı burada durmaktadır. Picka TMS gibi nakliye yönetim sistemleri ise devam etmektedir.
Takip Sistemi mi, Nakliye Yönetim Sistemi mi?
Filonuz 10 araçtan azsa ve tek ihtiyacınız konum görünürlüğüyse, standart araç takip sistemi tercih edebilirsiniz. Fakat müşteri bazlı tarife yönetiyor, hakediş hesaplıyor, depo süreçleriyle birlikte çalışıyorsanız uçtan uca platform gerekir. WMS ve TMS’in birlikte çalıştığı yapılarda veri deponun mal kabulünden teslimat imzasına kadar kesintisizdir. Tedarik zinciri görünürlüğü de ancak bu bütünlükle oluşturulur.
Sık Sorulan Sorular
Filo takip sisteminin kurulumu ne kadar sürüyor?
Donanım montajı araç başına 1–2 saat sürmektedir. Asıl süre entegrasyon ve kullanıcı eğitiminde geçmektedir. Filo büyüklüğüne göre 2–6 hafta arası planlama yapın.
Küçük filolar için de gerekli bir sistem mi?
5 araçlık bir filoda bile yakıt kontrolü ve teslimat doğrulaması önemlidir. Kritik olan, ödediğiniz özellikleri gerçekten kullanacak olmanız.
Filonuzu sefer, maliyet ve teslimat verisiyle beraber yönetmeye ne dersiniz? Picka TMS demo talebi oluşturun, mevcut filo yapınıza uygun kurguyu birlikte oluşturalım.
Daha fazla blog içeriği incelemek için makaleler bölümümüzü inceleyebilirsiniz.