Nakliye operasyonlarında kâr, çoğu zaman büyük bir hatayla kaybedilmez. Her seferde tekrar eden küçük hesap farklarıyla kayıp yaşanır. Yanlış uygulanan bir bekleme tarifesi ya da faturalanmamış bir dönüş yükü yalnız başına önemsizdir. Ayda üç bin sefer yapan bir operasyonda ise aynı fark, yıl sonunda kâr marjını yer. Sefer ve hakediş yönetimi, tam olarak bu sızıntıyı görünür kılmaktadır.
Sefer Yönetimi Nedir?
Sefer yönetimi, bir aracın çıkıştan dönüşe kadar geçirdiği tüm sürecin planlanmasıdır. Ayrıca, izlenmesi ve maliyetlendirilmesidir. Bir sefer kaydı; araç ve sürücü bilgisini, yükleme ve boşaltma noktalarını bir araya toplar. Taşınan tonaj ve hacmi, kat edilen kilometreyi, bekleme sürelerini, yakıt ve köprü-otoyol giderlerini tek bir dosyaya alır.
Sefer yönetimi doğru kurgulandığında her seferin kendi kâr-zarar tablosu mevcuttur.”Bu ay İzmir hattı kârlı mıydı?” sorusu tahminle değil, sefer bazlı veriyle cevaplanmaktadır. Bu veri sağlıklı toplanmadığında bir sonraki adım olan hakediş yönetimi de hatalı çalışır.
Hakediş Yönetimi Nedir?
Hakediş yönetimi, yapılan sefer karşılığında taşıyıcıya, sürücüye veya tedarikçiye ödenecek tutarın sözleşme ve tarife kurallarına göre hesaplanmasıdır. Bununla birlikte mutabakata bağlanmasıdır. İki yönü bulunmaktadır. Müşteriden tahsil edilecek navlun (gelir hakedişi) ve taşıyıcıya ödenecek tutar (gider hakedişi). Aradaki fark, operasyonun gerçek brüt kârı demektir.
Hakediş yönetiminin zorluğu, hesaplamanın tek bir formüle sığmamasındandır. Kilometre bazlı tarife, uğrama noktası başına ücret, minimum navlun taahhüdü birlikte çalışır. Bekleme ve ardiye bedeli, yakıt eskalasyonu, boş dönüş primi ve ceza kalemleri aynı sefer üzerinde beraberdir. Excel’de yürütülen bir hakediş süreci, bu kurallar çoğaldıkça hata üretir.
Hakediş Hesabında En Sık Yapılan Hatalar
- Tarifenin sözleşmeyle eşleşmemesi: Sözleşme güncellenir, tarife tablosu güncellenmemektedir. Aradaki fark aylarca fark edilmeden ödenmiş olur.
- Ek hizmetlerin faturalanmaması: Bekleme, ikinci boşaltma noktası ve elleçleme çoğu zaman sahada yapılmaktadır. Fakat kayda girmez.
- Mutabakatın gecikmesi: Ay kapandıktan haftalar sonra yapılan mutabakat, itiraz edilecek kalemin kanıtını ortadan kaldırmaktadır.
- Kesintilerin takipsiz kalması: Hasar, eksik teslim ve gecikme cezaları hakedişten düşülmeyi beklemektedir.Çoğu unutulmaktadır.
- Tek kaynak eksikliği: Operasyon bir tabloda, muhasebe başka bir tabloda çalışmaktadır. Tablo hiçbir zaman tam işlevsel değildir.
Sefer ve Hakediş Neden Birlikte Yönetilmelidir?
Hakediş yönetimi, sefer verisinin türevi demektir. Sefer kaydı eksikse hakediş hesabı da eksik çıkmaktadır. Sefer kaydı sahada geç girilmişse hakediş süreci de geç kapanmaktadır. Bu yüzden iki süreci ayrı sistemlerde yürütmek, en yaygın verimsizlik kaynağı anlamındadır.
Bütünleşik bir yapıda ise sefer tamamlandığı anda tarife motoru devreye alınır. Hesaplanan tutar ilgili taşıyıcının hakediş dosyasına düşmektedir. Mutabakat için hazır hale gelmiş olur. Planlama tarafında rota optimizasyonu ile kurgulanan sefer, finans tarafında hakediş yönetimiyle kapanmaktadır. Zincirin her iki ucu da aynı veriyi kullanarak çalışır. Bu nedenle sefer ve hakediş yönetimi birlikte yapılır.
Dijital Hakediş Yönetimi Nasıl Çalışır?
1. Tarife ve sözleşmenin sisteme tanımlanması. Her müşteri ve taşıyıcı için geçerli fiyat kuralları parametrik olarak girilmektedir. Kilometre kademeleri, uğrama noktası bedelleri, minimum tutarlar, geçerlilik tarihleri bunlardır.
2. Sefer verisinin sahadan otomatik toplanması. Sürücünün mobil cihazı üzerinden teslimat onayı, bekleme süresi ve ek hizmet kaydı anlık olarak sisteme düşmektedir. Beyana değil, kayda dayalı bir veri seti meydana getirilir.
3. Hakedişin otomatik hesaplanması. Sistem, sefere ait veriyi tanımlı tarifeyle eşleştirmektedir. Böylece tutarı üretmiş olur. Manuel müdahale gereken istisnalar ayrı bir onay listesine alınmaktadır.
4. Mutabakat ve muhasebeleştirme. Onaylanan hakediş, ERP entegrasyonu üzerinden fatura ve cari hareket olarak muhasebeye aktarılmaktadır. Çift veri girişi olmaz.
Picka TMS’te Sefer ve Hakediş Yönetimi
Picka TMS‘de, sefer ve hakediş yönetimi ayrı modüller değildir. Tek bir akışın iki ucudur. Gelişmiş tarife yönetimi sayesinde fiyat kuralları kilometre bazında veya uğrama noktası bazında parametrik olarak kurgulanır. Bu sayede her müşteri ve taşıyıcı için farklı sözleşme yapıları aynı sistemdedir.
Sefer sahada tamamlandığında veri doğrudan hakediş hesabına geçer. Otomatik ERP mutabakat motoru, SAP ve Logo gibi sistemlerle çift yönlü çalışarak hakediş, tedarikçi ve fatura kaçaklarını kapatmaktadır. UETDS bildirimleri de aynı akış içinde otomatik olarak gönderilir. Mevzuat takibi operasyondan bağımsız bir iş yükü olmaz.
Süreç kapandıktan sonra üretilen veri, hat, müşteri ve araç bazlı kârlılık analizine çevrilir. Bu raporlama katmanı için lojistik veri analitiği altyapısı tercih eder. Farklı ölçeklerdeki uygulama örnekleri referanslarımız sayfasındadır.
Sık Sorulan Sorular
Hakediş yönetimi ile fatura kesmek aynı şey midir?
Hayır. Fatura, mutabık kalınan tutarın belgelenmesi demektir. Hakediş yönetimi ise o tutarın hangi kurallarla oluştuğunu hesaplar. Karşı tarafla doğrulama yapar. Fatura, sürecin sonucu demektir.
Kendi filosu olmayan firmalar için de gerekli mi?
Sefer ve hakediş yönetimi yaparken gerekli bir yöntemdir. Tamamen taşeron taşıyıcıyla çalışan firmalarda maliyetin neredeyse tamamı hakediş kalemlerinden oluşmaktadır. Kontrol noktası burasıdır.
Excel ile yürütülemez mi?
Sefer ve hakediş yönetimi için düzenli sistem kurmalısınız. Sınırlı sayıda sefer ve tek tarife yapısıyla yürütmek mümkün olabilir. Tarife çeşidi ve sefer hacmi arttığında hata oranı ve kapanış süresi kontrol edilemez olur.
Nakliye operasyonunuzdaki hakediş süreçlerini tek platformda toplamak istiyorsanız demo talebi oluşturun.
Daha fazla blog içeriği incelemek için makaleler bölümümüzü inceleyebilirsiniz.